قسمت 1 1. پیشینه و تعهدات شرکت

1.1. تعاریف و تفسیر

کلمات و عبارات زیر دارای معانی زیر می باشند:

“قانون” قوانین پیشگیری و مبارزه با پولشویی و تامین مالی تروریسم در سال های 2007، 2010 و 2013

“شرکت” UNFXB LTD

“MLRO” مسئول گزارشگری پولشویی

“مقررات” مقررات بین المللی

“کارمند مربوطه” کارمند در صورتی کارمند مربوطه است که در هر زمانی در حین انجام وظایف خود به هر اطلاعاتی که ممکن است در تعیین اینکه آیا شخصی درگیر پولشویی است یا خیر دسترسی داشته باشد.

1.1.1. بیانیه سیاست

1. سیاست شرکت این است که از وارد شدن به روابط تجاری با مجرمان یا تروریست ها، پردازش تراکنش های ناشی از فعالیت های مجرمانه یا تروریستی یا تسهیل هر گونه تراکنش های مرتبط با فعالیت های مجرمانه یا تروریستی از جمله تامین مالی تروریسم خودداری کند. شرکت تلاش خواهد کرد تا تمام سیاست ها و رویه های لازم را برای جلوگیری از پولشویی و پیروی از تمام قوانین قابل اجرا در کشورهایی که شرکت در آن تجارت خود را انجام می دهد، اجرا کند.
2. مدیران، افسران و کارکنان شرکت باید در تمام اوقات تمام تلاش خود را برای حفظ بالاترین استانداردهای اخلاقی، صداقت و احتیاط در عملکرد و اداره شرکت به کار گیرند تا اطمینان حاصل شود که شرکت شهرت و جایگاه خوبی ایجاد کرده و حفظ می کند.
3. خط‌مشی‌ها و رویه‌های ضد پولشویی که باید توسط شرکت رعایت شود، در این راهنما و هرگونه اصلاحیه در آن آمده است. iv. در مواردی که هر موضوع یا موضوعی در این راهنما مورد توجه قرار نگرفته باشد، باید از قانون مبارزه با پولشویی که در بند 1.1 بالا اشاره شده است، راهنمایی بگیرید.

1.2. معرفی

پول شویی فرآیندی است که در آن مجرمان تلاش می کنند منشاء و مالکیت واقعی عواید حاصل از فعالیت های مجرمانه خود را پنهان کنند. پولشویی با قرار دادن وجوه نقد پولشویی در سیستم مالی، با ایجاد لایه های پیچیده تراکنش های مالی برای پنهان کردن منشا دارایی ها و با ادغام درآمدهای شسته شده در اقتصاد به عنوان وجوهی که به طور قانونی به دست می آید، به دست می آید.

پولشویی اغلب در مورد فعالیت مواد مخدر (قاچاق، توزیع، فروش) تصور می شود یا با آن همراه است. با این حال، تروریسم، جرایم مالیاتی، رشوه و طیف وسیعی از فعالیت های مجرمانه به همان اندازه مرتبط هستند.

طیف وسیعی از روش‌ها برای شستشوی عواید حاصل از فعالیت‌های مجرمانه، از خرید و فروش مجدد دارایی‌های گران‌قیمت گرفته تا طرح‌های پیچیده‌تر، که شامل عبور پول از طریق شبکه‌های شرکت‌ها، اغلب در خارج از کشور است، استفاده می‌شود.

با این حال، به طور کلی می توان سه مرحله را در یک طرح پولشویی شناسایی کرد:

• جانمایی: عبارت است از دفع فیزیکی درآمدهای نقدی حاصل از فعالیت مجرمانه. به عنوان مثال، پول نقد کثیف ممکن است به یک مؤسسه مالی پرداخت شود یا برای خرید کالاهای با ارزش، دارایی یا دارایی های تجاری استفاده شود.
• لایه‌بندی: عواید غیرقانونی با ایجاد لایه‌هایی از تراکنش‌های مالی برای پنهان کردن مسیر حسابرسی و ایجاد ناشناس بودن از منبع مجرمانه خود جدا می‌شوند. به عنوان مثال، کالاها یا سایر دارایی ها ممکن است دوباره بفروشند یا وجوه به صورت سیمی به خارج از کشور منتقل شوند.
• یکپارچه سازی: درآمدهای شسته شده مجدداً به عنوان وجوه عادی تجاری وارد سیستم مالی می شود. به عنوان مثال، درآمد حاصل از دارایی “پاک” به نظر می رسد، یا مجموعه ای پیچیده از نقل و انتقالات، ردیابی منبع وجوه غیرقانونی را بسیار دشوار می کند.

1.3. مقررات عمومی پولشویی

هر یک از جرایم زیر توسط مقامات تعقیب اقامه شود، مسئولیت رفتار مجرمانه می تواند به هر یک از کارکنان و خود شرکت مربوط شود . جرایم پولشویی را می توان به شرح زیر خلاصه کرد:

• بدون ترتیبات مربوط به اموال مجرمانه – انعقاد ترتیباتی که کسب، نگهداری یا استفاده از اموال مجرمانه را تسهیل می‌کند جرم است. این یک دفاع است که کارمند دانش یا سوء ظن خود را در اولین فرصت از طریق روش های گزارش داخلی به سازمان های مجری قانون گزارش دهد.
• بدون اطلاع رسانی – افشای اطلاعات برای شخصی که مظنون به پولشویی است یا هر شخص دیگری غیر از سازمان های مجری قانون، جرم است، که احتمالاً به تحقیقات لطمه می زند.
• عدم کسب، استفاده یا تملک اموال مجرمانه – کسب، استفاده یا تملک اموال مجرمانه جرم محسوب می شود.
• عدم رسیدگی به عواید ناشی از فساد – فساد توسط رهبران دولتی و مقامات بخش عمومی ناگزیر شامل جرایم جدی است. نه تنها خطر شهرت بزرگی در رسیدگی به چنین مواردی وجود دارد، بلکه ممکن است اتهامات جنایی و شکایات اعتماد سازنده ایجاد شود.
• گزارش نکردن – برای شخصی که می داند یا مشکوک است یا دلایل منطقی برای دانستن یا مشکوک بودن دیگری به پولشویی دارد، تخلف است که این اطلاعات یا سوء ظن را در اسرع وقت از طریق روش های گزارش داخلی به مقامات گزارش ندهد.

1.4. محرمانه بودن مشتری

گزارش مشکوک به پولشویی یک دفاع قانونی در برابر هرگونه ادعا در رابطه با نقض محرمانه بودن مشتری است.

1.5. مقررات خاص پولشویی برای انجام فعالیت های تنظیم شده

موارد زیر در مورد شرکت اعمال می شود تا ظن به پولشویی شناسایی و به مقامات بین المللی گزارش شود و شرکت بتواند بخشی از مسیر حسابرسی خود را برای کمک به تحقیقات رسمی ارائه دهد. به ویژه این شرکت:

• باید رویه هایی برای تأیید هویت طرفین جدید داشته باشد.
• باید رویه هایی برای کارمندان برای گزارش هرگونه تراکنش مشکوک داشته باشد.
• باید رویه های نگهداری سوابق مربوط به هویت مشتریان و معاملات انجام شده برای آنها را داشته باشد.
• مسئولیت دارد اطمینان حاصل کند که کارکنان به طور مناسب آموزش دیده اند و از رویه های فوق و در شناسایی و رسیدگی به تراکنش های مشکوک مطلع شده اند.
• باید یک شخص ارشد را به عنوان یک MLRO تعیین شده منصوب کند که گزارش تراکنش های مشکوک به او ارائه شود. این شخص باید آزاد باشد تا به اختیار خود عمل کند و تحقیقات بیشتری را برای تعیین اینکه آیا یک سوء ظن می تواند رد شود یا باید گزارش شود، انجام دهد. MLRO قادر به تفويض وظايف خواهد بود، اما مسئول فعاليتهاي اين نمايندگان خواهد بود. و
• باید به کارکنان خود در مورد مسئولیت شخصی و همچنین مسئولیت شرکت به دلیل عدم رعایت هر یک از جنبه های مقررات بین المللی تاکید کند.

این رویه ها برای برآورده کردن این الزامات ایجاد شده است.

1.6. MLRO

در ابتدا، مسئول انطباق، مسئول گزارشگری پولشویی خواهد بود. در آینده، اگر شرکت تصمیم به تفکیک مسئولیت‌های مسئول انطباق از مسئول گزارش‌دهی پولشویی بگیرد، این دستورالعمل بر این اساس اصلاح خواهد شد. MLRO مسئولیت نظارت بر انطباق خود با قوانین تنظیم کننده بین المللی در مورد سیستم ها و کنترل های ضد پولشویی را بر عهده خواهد داشت. MLRO دارای سطحی از اقتدار و استقلال با دسترسی به منابع و اطلاعات کافی برای قادر به انجام این مسئولیت خواهد بود.

مسئولیت های MLRO عبارتند از:

• اقدام به عنوان شخص مناسبی که قرار است در مورد هرگونه اطلاعات یا سایر موارد مربوط به سوء ظن مربوط به کارمند به او گزارش داده شود.
• گزارش موارد سوء ظن به مقامات بین المللی در صورت صلاحدید.
• برقراری ارتباط با هر گونه درخواست معقول اطلاعاتی که توسط مقامات بین المللی ارائه می شود و به سرعت به آنها پاسخ می دهند. و
• برداشتن گام های معقول برای ایجاد و حفظ ترتیبات کافی برای آگاهی و آموزش.

1.7. انطباق

رعایت رویه های ضد پولشویی شرکت از اهمیت بالایی برخوردار است. نه تنها حفظ یکپارچگی شرکت مهم است، بلکه عدم رعایت آن ممکن است یک جرم کیفری محسوب شود و این سوال را زیر سوال ببرد که آیا شرکت و کارمند مربوطه برای انجام کاری که شرکت برای آن مجوز گرفته است مناسب و مناسب هستند یا خیر. بنابراین، عدم رعایت رویه های پولشویی مندرج در این راهنما توسط افراد می تواند منجر به اخراج خلاصه شود.

مسئولیت رعایت خط مشی ها و رویه های ضد پولشویی شرکت به عهده مسئول انطباق خواهد بود. به طور خاص، مسئول انطباق مسئول موارد زیر خواهد بود:

• نظارت بر سیاست‌ها و رویه‌های ضد پولشویی شرکت از جمله ارتقا یا اصلاح این سیاست‌ها و رویه‌ها برای انطباق با تغییرات در مقررات بین‌المللی؛
• حصول اطمینان از آگاهی کلیه کارکنان مربوطه از سیاست ها و رویه های ضد پولشویی شرکت؛ حصول اطمینان از آگاهی کلیه کارکنان مربوطه از مقررات مربوط به مبارزه با پولشویی؛
• حصول اطمینان از اینکه همه کارکنان مربوطه در زمینه شناسایی و رسیدگی به معاملات انجام شده توسط یا از طرف هر شخصی که درگیر پولشویی است یا به نظر می رسد درگیر پولشویی است، آموزش ببینند.
• حصول اطمینان از اینکه همه کارکنان مرتبط جدید در اسرع وقت پس از انتصابشان آموزش دریافت می کنند.
• حصول اطمینان از پایبندی کارکنان، مدیریت و مدیران شرکت به خط مشی ها و رویه های مندرج در این راهنما

قسمت 2 رویه ها و تعهدات شرکت

2. مقدمه

2.1. وظیفه ایجاد روابط تجاری

شرکت نمی تواند یک معامله یکباره انجام دهد یا یک رابطه تجاری در جریان تجارت مالی مربوطه ایجاد کند مگر اینکه:

• رویه‌های پولشویی را در دستور کار دارد، به این معنی:
  • رویه های شناسایی
  • رویه های نگهداری سوابق؛ و نظارت؛ o تشخیص معاملات مشکوک.
  • رویه‌های گزارش‌دهی داخلی و سایر رویه‌های کنترل و ارتباطات داخلی که ممکن است برای جلوگیری و جلوگیری از پولشویی مناسب باشد.
• کارکنان خود را از وظایف قانونی و رویه های شرکت آگاه می کند. و
• رویه های آموزشی را حفظ می کند.

برای این منظور، معامله یکباره معامله ای غیر از معامله ای است که در طول یک رابطه تجاری ایجاد شده انجام می شود.

• درخواست رسانه – هرگونه درخواست برای بیانیه یا اطلاعات از رسانه یا منبع دیگر باید برای رسیدگی به MLRO ارسال شود.

2.2. رویه های شناسایی

شرکت باید به محض انجام اولین تماس، و در هر صورت قبل از انتقال یا پرداخت پول به شخص ثالث، اطمینان حاصل کند که مدارک رضایت‌بخشی ارائه شده است یا اقدامات دیگری انجام شده است که شواهد رضایت‌بخشی را ارائه می‌کند. هویت هر مشتری یا طرف مقابل (یک “متقاضی”). اگر به نظر می رسد مشتری از طرف دیگری عمل می کند، تعهدات شناسایی به دستیابی به شواهد کافی از هویت آن شخص ثالث گسترش می یابد.

در صورت عدم ارائه شواهد رضایت‌بخش، شرکت به تجارت دیگری ادامه نمی‌دهد و به تفاهم خود با مشتری پایان نمی‌دهد، مگر اینکه در هر دو مورد، شرکت به تنظیم‌کننده بین‌المللی اطلاع داده باشد. در صورت وجود آگاهی یا سوء ظن مبنی بر پولشویی، بدون تأخیر طبق این رویه ها به MLRO گزارش می شود.

روشهای شناسایی

شرکت اطمینان حاصل می کند که با یک شخص حقیقی یا حقوقی سر و کار دارد و شواهد کافی برای اثبات اینکه متقاضی آن شخص یا سازمان است به دست خواهد آورد. هنگامی که برای شناسایی یا تأیید هویت هر متقاضی به شخص ثالثی اعتماد می شود، مسئولیت کلی قانونی برای اطمینان از رضایت بخش بودن رویه ها و شواهد به دست آمده بر عهده شرکت است.

از آنجایی که هیچ شکل واحدی از شناسایی را نمی توان به طور کامل تضمین کرد که واقعی است، یا نشان دهنده هویت صحیح است، فرآیند شناسایی باید انباشته باشد و هیچ سند یا منبعی از داده ها وجود نداشته باشد (به جز پایگاه داده ای که از تعدادی یا سایر منابع داده قابل اعتماد ساخته شده است). بنابراین باید برای تأیید نام و آدرس دائمی استفاده شود.

شرکت کلیه اقدامات لازم را با توجه به قوانین و مقررات مربوطه صادره از سوی مراجع پولی برای احراز هویت مشتریان و مالکان ذینفع خود انجام خواهد داد. بدون استثنا، هر مشتری جدید بالقوه باید توسط یک مشتری موجود معرفی شود و/یا باید یک رابطه موجود با شرکت داشته باشد.

در زیر نمونه هایی از شواهد مستند مناسب آورده شده است. باید دقت شود که مدارک ارائه شده اصل باشد یا کپی تایید شده توسط وکیل، دفتر اسناد رسمی یا واسطه مالی مجاز باشد. فتوکپی تمام مدارک شناسایی باید در محل شرکت و یا نزد مدیر اجرایی و یا MLRO و یا شخصی که توسط شرکت تعیین شده است گرفته شود.

دقت نظر

جمع آوری و ثبت اطلاعات مربوط به دسته های زیر ضروری است:

• منبع ثروت (شرح فعالیت اقتصادی که ارزش خالص را ایجاد کرده است)
• ارزش خالص تخمینی
• منابع مالی
• ارجاعات یا سایر اسناد برای تأیید اطلاعات شهرت در صورت وجود

مشتریان انفرادی

هویت به رضایت شرکت با ارجاع به مدارک هویتی رسمی یا سایر شواهدی که ممکن است تحت شرایط مناسب باشد، از جمله، بدون محدودیت: نام کامل، مشخص می شود. تاریخ تولد؛ اصل و نسب؛ وضعیت تأهل؛ نام همسر/شوهر در صورت ازدواج؛ نام والدین؛ آدرس کامل شامل شماره تلفن و کد شهر؛ اشتغال؛ اطلاعات در مورد درآمد و وضعیت مالی او. مدارک شناسایی باید در زمان گشایش معتبر باشند.

مدارک هویت متقاضی باید به شکل زیر گرفته و کپی شود:

• گذرنامه یا کارت ملی
• شماره ثبت مالیات بر درآمد
• تایید آدرس

شرکت همچنین باید مدارک جداگانه ای از آدرس محل اقامت دائم متقاضی دریافت کند. این باید از بهترین منبع موجود باشد. این شواهد مربوطه ممکن است مستقیماً از مشتری یا از طریق یک موسسه اعتباری یا مالی معتبر در کشور محل اقامت متقاضی به دست آید.

مشتریان شرکتی

در صورتی که شرکت متقاضی در یک بورس اوراق بهادار شناخته شده یا تایید شده پذیرفته شده باشد یا شواهد مستقلی وجود داشته باشد که نشان دهد متقاضی یک شرکت تابعه یا فرعی کاملا تحت کنترل چنین شرکتی است، هیچ اقدام دیگری برای تأیید هویت بیش از حد معمول انجام نمی شود. بررسی های تجاری و بررسی های لازم به طور معمول مورد نیاز است.

در صورتی که متقاضی یک شرکت بدون سهام باشد و هیچ یک از مدیران اصلی یا سهامداران قبلاً با ما حساب نداشته باشند، اسناد زیر از یک منبع رسمی یا مستقل مستقل دریافت می شود:

• یک کپی از گواهی تاسیس / گواهی تجارت یا معادل آن؛ مدارک نشانی ثبت شرکت؛ و لیست سهامداران و مدیران.
• گزیده ای از ثبت تجاری یا سندی معادل آن که گواهی بر ثبت اعمال و اصلاحات شرکت باشد.
• نام و نشانی کلیه افسران و مدیران نهاد شرکتی
• نام و نشانی صاحبان ذینفع نهاد شرکتی
• تفاهم نامه و اساسنامه یا مدارک معادل آن که به طور مقتضی در اداره ثبت ذیصلاح ثبت شده باشد.
• شرح و ماهیت تجارت شامل:
• تاریخ شروع کار؛
• محصولات یا خدمات ارائه شده؛
• محل کسب و کار اصلی
• صورتهای مالی اخیر در مورد واحد تجاری (در صورت وجود)

مالکان سودمند

بررسی دقیق باید بر روی همه مالکان اصلی که مطابق با اصول زیر شناسایی شده اند انجام شود:

• اشخاص حقیقی: در مواردی که متقاضی یک فرد است، شرکت باید بر اساس اطلاعات و مستندات ارائه شده توسط مشتری به وضوح مشخص کند که آیا مشتری از طرف خود اقدام می کند یا خیر.
• اشخاص حقوقی: در مواردی که مشتری یک شرکت است، مانند یک شرکت سرمایه گذاری خصوصی، شرکت باید ساختار شرکت را بر اساس اطلاعات و مستندات ارائه شده توسط مشتری، به اندازه کافی برای تعیین تامین کننده وجوه، مالک(ها) اصلی درک کند. از سهام و کسانی که بر وجوه کنترل دارند، به عنوان مثال مدیران و کسانی که قدرت هدایت به مدیران شرکت را دارند. در رابطه با سایر سهامداران، شرکت قضاوت معقولی در مورد نیاز به بررسی دقیق بیشتر خواهد داشت. این اصل صرف نظر از اینکه سرمایه به صورت بانام یا بانام باشد اعمال می شود.

2.3. کشورهای پرخطر

این شرکت بر روی مشتریان و صاحبان ذینفع مقیم و منابع مالی منابع معتبر کشورهایی که استانداردهای ضد پولشویی نامناسبی دارند یا نشان دهنده خطر بالای جرم و فساد هستند، توسط منابع معتبر شناسایی شده است، نظارت جدی خواهد کرد. شرکت استانداردهای سختگیرانه تری را برای معاملات انجام شده توسط مشتریان یا مالکان ذی نفع مستقر در چنین کشورهایی اعمال خواهد کرد.

حوزه های قضایی فراساحلی

ریسک‌های مرتبط با نهادهای سازمان‌دهی‌شده در حوزه‌های قضایی فراساحلی تحت پوشش رویه‌های دقت لازم در این دستورالعمل‌ها قرار می‌گیرند. با این حال، شرکت استانداردهای سخت گیرانه تری را برای معاملات انجام شده توسط مشتریان یا مالکان ذی نفع مستقر در چنین حوزه های قضایی اعمال خواهد کرد.

فعالیت های پرخطر

مشتریان و مالکان ذینفعی که منبع ثروت آنها از فعالیت‌های مستعد پولشویی ناشی می‌شود، تحت نظارت شدید قرار خواهند گرفت.

مقامات دولتی

افرادی که دارای مناصب اعتماد عمومی هستند یا داشته اند مانند مقامات دولتی، مدیران ارشد شرکت های دولتی، سیاستمداران، مقامات احزاب سیاسی و غیره و خانواده ها و نزدیکان آنها تحت نظارت شدید قرار خواهند گرفت.

2.4. مسئولیت تأیید

این مسئولیت MLRO است که هویت هر متقاضی جدید را هنگام پذیرش مشتری جدید تأیید کند. مراحل تأیید باید تکمیل شود، و مدارک رضایت بخش از هویت متقاضی جدید باید قبل از ارسال موافقتنامه مشتری به متقاضی به دست آید، مگر در شرایط استثنایی (که توسط افسر انطباق به صورت کتبی تعیین شده است).

2.5. رویه های تأیید

فرآیند تأیید باید با ثبت اطلاعات مربوطه در پرسشنامه شناسایی مشتری شرکت مستند شود.

اگر در مورد اطلاعاتی که باید برای تأیید هویت متقاضی به دست آید شک دارید، باید بدون تأخیر و قبل از شروع هرگونه معامله با MLRO برای راهنمایی مشورت کنید.

2.6. تاییدیه افسر انطباق

پس از تکمیل، پرسشنامه شناسایی مشتری باید توسط کارمند یا شخص تعیین شده توسط شرکت تکمیل و امضا شود و باید برای نگهداری سوابق به افسر انطباق تحویل داده شود. برای هر متقاضی، افسر انطباق نیز باید فرم ها را امضا کند و مسئول تصمیم گیری در مورد اطلاعات بیشتر، از جمله اسناد، قبل از انجام کار برای متقاضی خواهد بود.

2.7. رویه های نگهداری سوابق

همچنین شرکت باید کلیه سوابق را حداقل به مدت 5 سال از تاریخ انجام معامله نگهداری کند. اینها باید شامل سوابق تأیید هویت طرف مقابل و سابقه معاملات با یا برای آن مشتری باشد.

2.8. آموزش و پرورش

کارکنانی که مسئولیت رسیدگی به تراکنش‌هایی را که ممکن است شامل پولشویی باشد، انجام می‌دهند یا از نظر مدیریتی مسئول رسیدگی به آن هستند، از موارد زیر آگاه خواهند شد:

• مسئولیت های آنها تحت ترتیبات مبارزه با پولشویی شرکت، از جمله مسئولیت های کسب شواهد کافی مبنی بر هویت، شناسایی و گزارش دانش یا مشکوک بودن به پول شویی و استفاده از یافته های کمبودهای مادی؛
• هویت و مسئولیت های MLRO؛
• قانون و مقررات مربوط به پولشویی؛ و
• تأثیر بالقوه هرگونه نقض مقررات پولشویی بر شرکت، کارکنان و مشتریان آن. تمامی اعضای کارکنان علاوه بر اطلاعات ارائه شده در این سند، آموزش های دوره ای را نیز دریافت خواهند کرد. انتظار می رود این شامل سمینارهایی باشد که توسط افسر انطباق سازماندهی شده است. کارمندان باید اطمینان حاصل کنند که با توجه به جدی بودن عواقب ناشی از نقض قانون و مقررات بین المللی، دانش خود را به طور منظم از این رویه ها به روز می کنند.

سوابقی از آموزش های ضد پولشویی ارائه شده باید حفظ شود و تاریخ، ماهیت و نام دریافت کنندگان این آموزش ها را در بر خواهد داشت.

2.9. وظیفه گزارش دادن

یک تعهد قانونی و نظارتی برای همه کارکنان وجود دارد که اطلاعاتی را که به آنها می رسد گزارش دهند، که باعث آگاهی از سوء ظن یا دلایل منطقی برای آگاهی یا سوء ظن به پولشویی می شود. بنابراین، حتی اگر یکی از کارکنان واقعاً نداند یا مشکوک باشد، اما به طور منطقی باید می دانست یا مشکوک بود، و گزارش نمی داد، مرتکب تخلف می شود. برای این منظور، نظارت مستمر برای معاملات مشکوک باید انجام شود. دفاعی شرکت در پیشگیری یا کشف فعالیت های پولشویی است. مهم است که شرکت هویت طرف‌های متقابل جدید را تأیید کند و اطمینان حاصل کند که آنها در فعالیت‌های تجاری با حسن نیت شرکت دارند و استانداردهای بالای یکپارچگی و عملکرد تجاری شرکت را به اشتراک می‌گذارند.

دانش در رابطه با پولشویی در گذشته به طور گسترده تعریف شده است و شامل موارد زیر است: نادیده گرفتن عمدی چیزهای بدیهی، عمدی و بی پروا در تحقیق و بررسی آن گونه که یک فرد منطقی و صادق انجام می دهد، آگاهی از شرایطی که حقایقی را برای چنین شخصی صادق و منطقی نشان می دهد. یا آنها را در پرس و جو قرار دهید.

سوء ظن بر مبنای ذهنی ارزیابی می شود، اگرچه فراتر از حدس و گمان صرف است.

دلایل منطقی برای ظن، یک آزمون عینی را به جای آزمون ذهنی ظن معرفی می کند. بنابراین ممکن است شامل کوری عمدی (یعنی چشم بستن به روی چیزهای بدیهی)، سهل انگاری (شکست بی پروا در انجام تحقیقات کافی) و عدم ارزیابی کافی حقایق و اطلاعات ارائه شده یا موجود باشد.

بنابراین شرکت اطمینان حاصل می کند که کارکنان در شرایط خاص تمام اقدامات منطقی را برای شناخت مشتری و منطق معامله یا دستورالعمل انجام می دهند.

2.10. معاملات مشکوک

یک تراکنش مشکوک معمولاً معامله ای است که با تجارت قانونی شناخته شده مشتری ناسازگار است. بنابراین بر شناخت کسب و کار مشتری و نیازهای او تأکید می شود. گزارش آگاهی یا سوء ظن به پولشویی بر عهده همه کارکنان است.

سؤالات زیر ممکن است به تعیین مشکوک بودن تراکنش کمک کند:

• آیا با فعالیت های شناخته شده مشتری مغایرت دارد؟
• آیا اندازه معامله با هنجار مطابقت دارد؟
• آیا معاملات دیگری مرتبط با تراکنش مورد نظر وجود دارد که شرکت از آن آگاه است و می‌تواند برای پنهان کردن پول و هدایت آن به اشکال دیگر یا مقصدها یا ذینفعان طراحی شود؟
• آیا معامله برای مشتری منطقی است؟
• آیا الگوی معامله مشتری تغییر کرده است؟
• آیا مشتری دلیلی برای انجام تجارت در کشور مربوطه دارد؟
• آیا روش پرداخت پیشنهادی مشتری غیرعادی است؟

ظن پولشویی، هر چند جزئی، باید فوراً با MLRO در میان گذاشته شود. یک فرم داخلی برای تهیه گزارش سوء ظن یا اطلاع از پولشویی وجود دارد.

MLRO موظف است در صورتی که گزارشی مبنی بر آگاهی یا سوء ظن ارائه شده است، به تنظیم کننده بین المللی گزارش دهد.

همچنین باید اقداماتی برای نظارت بر حساب‌های نگهداری شده از طرف مشتریانی انجام شود که دارای موقعیت‌های مورد اعتماد عمومی هستند، مانند مقامات دولتی، سیاستمداران و هر حساب مرتبط شناخته شده.

2.11. محرمانه بودن

گزارش یک سوء ظن دفاع از ادعای نقض یک اعتماد است. با این حال، هرگونه اظهاراتی برای مطبوعات یا سایر تبلیغات باید از طریق MLRO یا معاون او ارسال شود. به همین ترتیب، هرگونه درخواست اطلاعات یا اظهارات باید برای پاسخ به او یا معاونش ارجاع شود. رازداری در حالی که تحقیقات در حال انجام است از اهمیت بالایی برخوردار است و به کارمندان جرم “تذکر دادن” یادآوری می شود.

2.12. گزارش داخلی

کارمندان باید هرگونه سوء ظن مربوط به پولشویی را به MLRO گزارش کنند.

سوء ظن باید کاملاً مستند باشد، از جمله نام و محل کارمند گزارش‌دهنده، جزئیات کامل مشتری، و گزارشی از اطلاعاتی که موجب سوء ظن می‌شود.

کلیه پرس و جوهای داخلی انجام شده در رابطه با گزارش و دلیل ارائه یا عدم ارائه گزارش نیز باید مستند باشد.

MLRO باید به کارمند گزارش‌دهنده یادآوری کند که از «اخطار دادن» موضوع ظن گزارش شده خودداری کند و اطلاعات مربوط به یک گزارش نباید به هیچ شخص ثالثی فاش شود.

الزام به گزارش همچنین شامل مواردی است که تجارت یا معامله ادامه پیدا نکرده است زیرا شرایط مربوط به درخواست یا پیشنهاد باعث ایجاد سوء ظن به پولشویی می شود.

2.13. گزارش خارجی

MLRO یا نماینده مجاز او، درخواست های گزارش شده را بررسی می کند و در صورتی که پس از بررسی، شک باقی بماند، باید گزارشی به تنظیم کننده بین المللی ارائه شود.

هرگونه گزارشی که توسط MLRO یا نماینده وی ارائه شود مشروط به موافقت یا تایید هیچ شخص دیگری نخواهد بود.

به منظور انجام این ارزیابی، MLRO به هر اطلاعاتی از جمله «اطلاعات کسب و کار خود را بدانید» در اختیار شرکت که می‌تواند مرتبط باشد، دسترسی خواهد داشت. اطلاعات کسب و کارتان را بدانید که شامل موارد زیر می شود: اطلاعاتی در مورد شرایط مالی یک مشتری یا هر شخصی که مشتری از طرف او اقدام کرده یا در حال فعالیت است. و ویژگی های معاملاتی که شرکت با مشتری یا برای مشتری انجام داده است.

2.14. پول شویی

با توجه به قوانین پولشویی، واریز پول به هر نحوی باشد، برداشت ها نیز به همین ترتیب انجام می شود.

عدم انجام تراکنش یا حجم کم معاملات به این معنی است که کارگزار به عنوان صندوق استفاده می شود و UNFXB حق دارد 5% از مبلغ را در هنگام درخواست برداشت کسر کند.